Kilka miesięcy temu ktoś napisał do mnie prowokacyjnego maila, że rozwiązanie, które tworzy jest połączeniem CRM’a, Slacka i Asany. Moją pierwszą reakcją był lekki uśmiech, nie omieszkałem tego skomentować w swoim stylu, a kontakt urwał się na jakiś czas.

Jednak po wymianie argumentów doszedłem do wniosku, że mój rozmówca mówi nawet z sensem, także dlaczego nie przybliżyć bardziej tematu, który dla wielu osób jest nieco zawiły. Wracając do nagłówka, wcale nie twierdzę, że równanie z tytułu jest na miejscu, lecz to według twórców najlepszy sposób, na opisanie IC Project. Stąd też postanowiłem o tym sporo pogadać, prześwietlając cały projekt i oddając głos samym zainteresowanym.

Startup Cribs mówi – sprawdzam.

Dlatego też śmiało mogę powiedzieć w tym momencie – Cześć Michał. Dziś na Startup Cribs podejmiemy się ambitnej misji. Wspólnie opowiemy historię rozwoju Twojego IC Project – startupu z Kielc, który wydaje się  być bardzo rozbudowanym narzędziem do zarządzania projektami.

Poruszymy wiele kwestii. Jak powstała koncepcja aby poświęcić się na rozwoju tego projektu. Opowiesz o problemach, łapaniu pierwszej trakcji i tym, czy jest tu miejsce na pozostanie lean. To wszystko tylko na Startup Cribs. Zapraszam do bardzo długiej rozmowy z Michałem Sadowskim, CEO IC Project.

Pierwsza rzecz, którą chciałbym poruszyć przy Twojej historii. Kielce nie wydają się pierwszym miejscem do tego, aby rozwijać biznes w branży IT, a mimo wszystko zostałeś właśnie tam. Dlaczego tak?

Każde miejsce jest dobre aby zacząć. Wszyscy chyba znamy historię startupów które tworzyły się w garażach na przedmieściach miast. Miejsce nie ma znaczenia, ważne aby zebrało się kilku zapaleńców, którzy mają jeden cel i chcą go wszelkimi siłami osiągnąć.

Wracając do Kielc. Kielce mają swoją uczelnie wyższą którą jest Politechnika Świętokrzyska, więc napływ świeżej krwi programistycznej jest zapewniony. Trzeba tylko te talenty wyłapać i przekonać do zostania na dłużej z nami. Na przestrzeni kilku ostatnich lat programiści nam się zmieniali, ale kilka osób jak choćby Piotrek, który jest fenomenalnym człowiekiem i świetnym specjalistą jest z nami od samego początku.

Silnie współpracujemy również z agencją interaktywną z Warszawy, więc mamy niejako okno na świat.

Odpowiedzmy sobie od razu na pytanie, które z pewnością na początku zada sobie wielu czytelników. Skąd wziął się pomysł na „kolejny CRM” i co utwierdza Ciebie w przekonaniu, że ten projekt ma duży potencjał? Jak zaczęła się Twoja przygoda z IC Project.

Od 12 lat pracuje w branży internetowej. Zaczynałem jako programista, potem przez wiele lat byłem PM, więc potrzeba posiadania narzędzia które usprawni pracę jest oczywista. Przez ten cały czas przetestowaliśmy wiele takich narzędzi, ale od zawsze marzyło nam się swoje własne, które jest wolne od wad jakie posiadają ogólnodostępne tego typu systemy.

Jak pomysł zakiełkował zaczęliśmy spisywać wady i zalety istniejących rozwiązań. Opieraliśmy się głównie na opiniach innych użytkowników. Przesłaliśmy ankiety do wielu osób i firm z prośbą o wsparcie merytoryczne. Zadziwiające jak dużo z nich nam na nie odpowiedziało. To nas utwierdziło w przekonaniu, że faktycznie jest pewna luka którą możemy zapełnić.

Nie nazwałbym IC Project CMR’em ponieważ do prawdziwego CRM’a dużo mu brakuje. To jest narzędzie do zarządzania projektami, które posiada wewnętrzny system zarządzania relacjami z klientem ale na podstawowym poziomie. Na poziomie który pozwoli ludziom szukającym takich systemów zrezygnować z rozbudowanych systemów CRM’owych jeśli nie mają takiej potrzeby a tak jest w większości przypadków.

Systemy, które są naszą główną konkurencją to weterani, z którymi mierzyć się nie chcemy, ponieważ tak rozbudowanych narzędzi jak ma Asana, Jira czy MS Project nie zamierzamy robić. To zbyt duże systemy, które ciężko ogarnąć w małej firmie, gdzie świadomość zarządzania projektami jest bardzo niska. To właśnie dla nich dedykowany jest nasz system.

Ludzie najczęściej tworzący startupy, wychodzą od MVP, które testują na rynku pośród pierwszych klientów, aby sprawdzić, czy temat siądzie, czy nie. Jak to jest w przypadku takich narzędzi, jak to do zarządzania projektami. Przecież to jest kobyła, której nie da się od tak po prostu stworzyć w miesiąc. Od czego zatem zaczęliście.

To prawda. Spisaliśmy sobie podstawowe i najważniejsze wg nas i naszych ankietowanych funkcjonalności które powinien posiadać system do zarządzania projektami.

Zaczęliśmy od projektu. Ponieważ w zasadzie wszystko jest projektem, więc postanowiliśmy wszystko oprzeć o projekt. Jak już mieliśmy tworzenie i zarządzanie projektami zrealizowane, postawiliśmy nacisk na komunikację, ponieważ to właśnie brak odpowiedniej komunikacji powoduje, że nawet najlepiej opisany projekt może lec w gruzach.

Do każdego zadania i do każdego projektu podpięliśmy komunikator, dzięki czemu komunikacja zawsze dzieje się w obrębie projektu co ułatwia pracę i nie wymaga korzystania z dodatkowych narzędzi jak GG, Skype czy Slack.

To był początek i z takim wstępnym narzędziem wystartowaliśmy.

IC Project = (Asana, Jira, Basecamp) + CRM + Slack. Domyślam się, że nie tworzyliście wszystkiego równolegle. Jaką strategię przyjęliście, który z tych elementów był najbardziej skomplikowany i kosztowny we wdrożeniu?

Nie, najpierw powstały narzędzia służące do zarządzania projektami a następnie zaimplementowaliśmy komunikację i nasz miniCRM, który tak naprawdę jest listą kontrahentów, osób kontaktowych i notatek zintegrowanych razem z projektami.

Zdecydowanie najwięcej zasobów i środków pochłonął moduł zarządzania projektami.

System się rozwijał a my razem z nim. Gdzieś w połowie etapu realizacji nasz główny front men Łukasz przyszedł z pomysłem, żeby zmienić technologię i zaimplementować sockety wraz z Angularem. Wyłożył konkrety na stół, które mnie przekonały. Spytałem tylko “Ile?” na co usłyszałem odpowiedź “3 miesiące”.

To były 3 miesiące których nie mieliśmy i po raz kolejny trzeba by przesunąć datę startu, która przesuwana była już wiele razy. Zaufaliśmy Łukaszowi i bardzo się z tego cieszę. Cieszy mnie również fakt, że są tacy ludzie jak on, których nie jest łatwo odprawić i warto wysłuchać.

Trudno jednoznacznie określić czas powstawania poszczególnych modułów, ponieważ były rozbudowywane i zmieniane później wiele razy, ale sądzę, że napisanie pierwszej wersji zarządzania projektami trwało 6 miesięcy (+ dodatkowe 3), do tego 3 miesiące crm i kolejne 3 miesiące komunikator.

Jakie były koszty i czas wykonania pierwszej wersji, nie tak minimalnego produktu? Lub inaczej, jakie były założenia, a ile w rzeczywistości czasu i pieniędzy pochłonął rozwój tego tematu do takiej wersji, którą można byłoby udostępniać pierwszym early adopters. Możesz przedstawić to na skali czasu.

Prace rozpoczęliśmy w maju 2014 roku. Sądziłem wtedy, że w rok powinniśmy być gotowi z pierwszą wersją systemu. Pomyliłem się niestety bardzo grubo. Bo ostatecznie zajęło nam to ponad 2 lata.

Mieliśmy wizję produktu który chcieliśmy dostać, mieliśmy pewną wiedzę na temat szacowanego czasu realizacji. Nie wzięliśmy pod uwagę poziomu wiedzy naszego zaplecza programistycznego oraz konieczności dostosowywania produktu do bieżących wersji oprogramowania, co przy projekcie długotrwałym jest niesłychanie ważnym aspektem.

Końcem 2014 roku mieliśmy pierwsze CRUDy systemu czyli tabelki z danymi, na których mogliśmy wykonać podstawowe akcje czyli tworzenie (Create), odczyt (Read), edycję (Update) i usuwanie (Delete), równolegle tworząc makiety, które służyły nam do zbierania feedbacku o który prosiliśmy nieustannie w mailingu lub wpraszając się na spotkania czy konferencje branżowe. Bardzo dużo nam to dało. Przede wszystkim pozwoliło (kosztem deadlinów) naturalnie ewoluować produktowi.

Rok 2015 to głównie borykanie się z problemami natury technicznej. Będąc software housem (wtedy zatrudniając 6 osób, przy obecnej liczbie 18 na stałe współpracujących programistów, analityków, projektantów i grafików) realizowaliśmy jednocześnie bieżące zlecenia i każde duże nowe zlecenie oprócz tego, że dawało nam zastrzyk finansowy, opóźniało terminy startu. Dodatkowo doszedł problem zmiany technologii co przełożyło się z planowanych 3 miesięcy na prawie 6.

Nie obyło się również bez sukcesów. Wygraliśmy 4 duże zlecenia na wdrożenie systemu w firmach usługowych co nas mocno wspomogło finansowo. Zyskaliśmy 4 prawdziwych klientów, którzy zaczęli używać systemu testując go jednocześnie, czego byli świadomi. Duży feedback zebraliśmy od nich, za co jesteśmy wdzięczni. Niestety, 4 duże wdrożenia wygenerowały nam kolejne opóźnienia.

To chyba niedobrze, jeśli tworzycie od podstaw narzędzie, którego wdrożenie zajmuje sporo czasu. Przecież mówiłeś, że ma to być proste.

Mówiąc wdrożenie mam na myśli czynności zmierzających do dostosowania narzędzia do procesów zachodzących w danym przedsiębiorstwie.

W kolejności następują etapy:

  1. Analiza przedwdrożeniowa,
  2. Przygotowanie projektu,
  3. Weryfikacja opracowanej koncepcji,
  4. Przygotowanie prototypu systemu,
  5. Testy przedwdrożeniowe,
  6. Wdrożenie produkcyjne,
  7. Analiza wyników i wsparcie.

Wdrożenie zawsze zajmuje dużo czasu. Proste jak jazda samochodem ma być narzędzie dostępne w SaaS do wyklikania przez potencjalnego klienta w kilka chwil.

Do ekipy dołączyły kolejne osoby (Edek i Karol), które mocno nas wspomogły przy kodowaniu.

W związku z faktem, że od samego początku pracował z nami Jarek, którego wkład merytoryczne jest nie do przecenienia a który wywodził się z branży budowlanej, postanowiliśmy do nich właśnie kierować na początku swój produkt.

Dlatego też zorganizowaliśmy konferencję o zarządzaniu projektami w budownictwie (wcześniej budując niemałymi środkami bazę potencjalnych klientów) na którą przyszło 12 osób!.

To był porządny kubeł zimnej wody. Usiedliśmy wspólnie nad projektem i stwierdziliśmy, że projekt nie nadaje się do branży budowlanej gdyż jest zbyt prosty i musielibyśmy go mocno rozbudować czego od samego początku nie chcieliśmy. Wtedy też zdecydowaliśmy, że usuwamy wszystkie niepotrzebne moduły, w które system zdążył już urosnąć.

Jakie to były te niepotrzebne moduły? Pochwal się, na jakie genialne pomysły wpadliście.

Odp: W pierwszej kolejności poleciał system tworzenia wycen i ofert, który niestety bardzo skomplikował tworzenie projektów. Następnie pożegnaliśmy się z wielką ilością uprawnień (prawie 50 elementów) co powodowało wzrost ciśnienia u naszych użytkowników (śmiech).

Wraz z uprawnieniami poleciały powiadomienia. Chcieliśmy uszczęśliwić naszych klientów i daliśmy im do wyboru 45 różnych powiadomień, które mogli dostać na maila, przez co znaczna część nie wiedząc co zaznaczyć zaznaczała wszystko co skutkowało setkami maili z powiadomieniami dziennie. Aktualnie nie ma tych ustawień a powiadomienia wysyłają się automatycznie do systemu i drogą mailową w przypadku przypisania kogoś do karty zadania lub skomentowania go przez inną osobę przypisaną również do tego zadania.

Zniknęły też histogramy, analiza wartości uzyskanej, wykresy burndown, backlogi. Powyższe dane są przydatne i być może przywrócimy je do systemu dla bardziej świadomych i wymagających klientów na ich życzenie.

Na potrzeby firm budowlanych był również magazyn, który jest nieodzownym elementem zarządzania taką firmą, ale z niego również zrezygnowaliśmy.

Mieliśmy też fajną opcję z którą ciężko mi się było pożegnać a mianowicie możliwość wysyłania zapotrzebowania na towar lub usługę do podwykonawców lub dostawców z listy produktów.

Dość przydatna, ale skomplikowana funkcjonalność, gdyż wymagała dodatkowych ekranów i widoków, które komplikowały założenie prostoty i łatwości używania.

Kiedy finalnie zamierzaliście wypuścić produkt na rynek?

Ustaliliśmy, że ostateczny termin startu to wrzesień 2016.

Kosmetyka trwała do lipca 2016. Potem przez miesiąc poprawiliśmy stronę, zrobiliśmy instrukcję użytkowania i … wystartowaliśmy.

Koszty produkcji przekroczyły dwukrotnie założony budżet i ostatecznie zamknęliśmy się w kwocie 1.2mln, a głównym powodem był nasz brak wiedzy, której nie kupiliśmy a staraliśmy się ją nabyć wszelkimi siłami. Czasami warto odłożyć ambicje i powiedzieć wprost “nie umiem tego, nie wiem, nie znam tych pojęć” i powierzyć się lepszym od nas.

Na szczęście pojawiła się agencja Idealia, która trochę pojęć nam wyjaśniła. Są ekspertami od Design Thinking i opracowali dla nas kierunek innowacyjności i wspólnie pracowaliśmy nad usability. Szkoda, że tak późno, dobrze, że nie za późno.

Wypracowaliśmy wspólnie nowe widoki formularzy, które na początku były listami a wszystkie edycje odbywały się na nowych stronach. Teraz wszystko odbywa się w ramach jednej strony nie tracąc z oczy kontekstu na modalach.

Mocno również ograniczyliśmy ilość pozycji w menu. Teraz główne menu zawiera 5 (a po rozwinięciu 10) elementów, wtedy było to 28 pozycji. Ciężko się było połapać. Chłopaki przez prawie dwa tygodnie myśleli jak pogrupować wszystkie elementy i jak sądzę udało się nam osiągnąć zamierzony efekt.

Wypracowany kierunek innowacyjności został zgłoszony do dofinansowania w ramach audytu wzorniczego na co udało nam się pozyskać fundusze. Jest to działanie 1.4, gdzie można uzyskać środki na przeprowadzenie audytu przedsiębiorstwa od podstaw. Firma przeprowadzająca taki audyt musi przeanalizować sytuację w firmie, potencjał, możliwości, otoczenie firmy, słabe i mocne strony, potrzeby, konkurencję i wiele wiele innych zmiennych i na tej podstawie stworzyć zalecenia które należy wdrożyć w firmie aby poprawić jej wizerunek.

Na wdrożenie zaleceń wynikających z audytu również można pozyskać środki ale zdecydowanie większe niż na sam audyt. W tej chwili realizowany jest ten audyt w naszej firmie, który mam nadzieję pokaże nam kierunek w którym należy się rozwijać aby nasz produkt okazał się innowacyjny na skalę światową.

Oczywiste jest to, że nie da się wszystkiego przewidzieć, szczególnie w tak rozbudowanym projekcie, który wiadomo, że będzie trwał wiele miesięcy. Czy brałeś to pod uwagę i jeśli tak, to w jaki sposób starałeś się przed tym zabezpieczyć? Chodzi mi o to, w jaki sposób można minimalizować ryzyko zbyt rozbudowanych funkcjonalności, a tym samym rosnących kosztów projektu, mając z tyłu głowy to, aby jak najszybciej testować go na rynku.

Od samego początku założyliśmy, że od pierwszej wersji systemu będzie on w pewien sposób funkcjonalny. Dlatego też pracowaliśmy metodą SCRUM i realizowaliśmy dwutygodniowe sprinty, które dawały nam pewne konkretne funkcje których dało się używać.

Po etapie projektowania baz danych i core systemu w każdej chwili mogliśmy wypuścić produkt a w zasadzie półprodukt na rynek. Nie chcieliśmy tego jednak robić, ponieważ mieliśmy pewną wizję efektu końcowego, której się trzymaliśmy.

Odpocznijmy nieco od tych wszystkich technicznych spraw i funkcjonalności, skupmy się na wizji. To raczej nie jest projekt skrojony na polski rynek.

Chciałbym, żeby tak było, ale jak życie pokazuje większość startupów decyduje się wyjść na rynki zagraniczne i jeśli im się to udaje, to stamtąd czerpią zdecydowaną większość zysków. Nie inaczej jest w przypadku naszego produktu. Rynek zagraniczny a w szczególności amerykański ma dużą świadomość zarządzania projektami. Tam mało która firma nie korzysta z tego typu narzędzi u nas niestety jest wiele mikro, małych i średnich firm, które nie mają żadnych narzędzi tego typu.

Chcemy tą świadomość podnieść, ale na to potrzeba czasu.

Barierą są też opłaty które trzeba ponieść używając oprogramowania. 50$ nie stanowi żadnego problemu, czego nie można powiedzieć o 200zł miesięcznie.

Jaki był pierwszy przełomowy moment i kamień milowy IC Project? Będzie to wyjście z tematem do ludzi, czy coś innego?

Zdecydowanie moment, gdy już w pełni funkcjonalne narzędzie pokazaliśmy szerszemu gronu odbiorców. Wtedy też dostaliśmy wsparcie w postaci opinii o systemie, o jego wyglądzie, UX, usability i funkcjonalnościach. Zależało nam najbardziej na opiniach typu “mega prosty i użyteczny” i takie również zebraliśmy.

To nam trochę dało wiatru w żagle, że nasza ciężka 30 miesięczna praca nie poszła na marne. Nasi klienci są zadowoleni, żeby nie powiedzieć bardzo zadowoleni. Poza nielicznymi uwagami wynikającymi z braku dostatecznej wiedzy lub drobnych błędów dostajemy same pozytywne opinie na temat IC Project.

Oczywiście są również głosy pochodzące od tych, którzy chcą system zobaczyć, przeklikać i oni przekazują nam bardzo wartościowy wsad merytoryczny za który jesteśmy niezmiernie wdzięczni.

Skąd pojawili się pierwsi użytkownicy, w którym momencie zdecydowaliście się na wpuszczenie ich do swojego narzędzia i jaki był ich feedback? Które hipotezy zostały potwierdzone, a które kompletnie odwrócone, jeżeli chodzi o korzystanie z IC Project?

Pierwsi użytkownicy którzy przekazali nam pierwsze uwagi to nasi znajomi, zaprzyjaźnione firmy, do których ankietowaliśmy w fazie produkcji. Feedback był różny, głównie skupiliśmy na uwagach. Każda podlegała naszej analizie i zasadności. Wiele wtedy wprowadziliśmy zmian w systemie. Uwagi zgłoszone przez jednych wysyłaliśmy do drugich szukając poparcia i tak budowaliśmy bazę zmian, którą następnie implementowaliśmy.

Głównym problemem wynikającym z faktu, że zarządzanie projektami odbywa się na tablicach Kanban było znalezienie miejsca gdzie można dodać zadanie do projektu na zasadzie prostej listy jak to jest u konkurencji. Po części rozwiązaliśmy ten problem, ale szykujemy się na drobną zmianę którą chcemy w przyszłości wdrożyć aby użytkownik był bardziej świadomy działania systemu.

Komu udało się dotrzeć do tablicy Kanban, utwierdził nas w przekonaniu, że praca na karteczkach jest niesłychanie wygodna i intuicyjna. Baliśmy sie trochę tego Kanbana i reakcji naszych użytkowników, na szczęście nasze przypuszczenia w tym temacie okazały się trafne.

Jakie konkretne zmiany wprowadziliście po zebraniu feedbacku od early adopters?

Między innymi wprowadziliśmy możliwość dodania projektu w prostej formie, bez konieczności znajomości pojęć takich jak przychody i koszty planowane oraz szacowane, narzuty i zużycia. Teraz w 30 sekund można dodać projekt bez wdawania się w szczegóły i od razu przejść do dodawania zadań. Jeśli natomiast zajdzie potrzeba podzielenia projektu na produkty i zdefiniowania ich budżetów to jest taka możliwość w edycji projektu.

Drugą istotną zmianą było zintegrowanie kalendarza z zadaniami, co pozwoliło lepiej zorganizować pracę na zadaniach dla pracowników.

Dodaliśmy również raport dla PM i administratora za pomocą którego można w łatwy sposób wyszukać zadania podając osobę przydzielającą i osobę przydzieloną w podziale na projekty. Dzięki temu w kilka sekund można wyklikać czytelny raport dotyczący delegowania zadań poszczególnym osobom.

Jeśli mam być szczery to takich drobnych zmian i sugestii zaimplementowaliśmy dziesiątki jeśli nie setki. Długo by wymieniać, ważne jest to, że jest to ogromna pomoc z której trzeba skorzystać. W końcu produkt który tworzymy nie jest dla nas, tylko dla końcowego użytkownika, więc tak naprawdę to jego zdanie się liczy i jest najważniejsze.

To długi projekt, który wymaga ostrego samozaparcia i świadomości, że na wymierne efekty trzeba będzie poczekać nawet latami. Nie wierzę, że nie było momentu, w którym to siadłby wam entuzjazm. Wiadomo, w życiu różnie się dzieje. Kiedy pojawiła się chwila, w której to chciałeś odłożyć ten projekt do szuflady, lub po prostu ciąć koszty i nieco zwolnić, lub zrobić sobie przerwę z tematem?

Było wiele takich momentów, głównie wtedy gdy brakowało funduszy, ale determinacja zwyciężyła. Nigdy nie dopuszczaliśmy myśli, że schowamy pomysł do szuflady lub, że o nim zapomnimy. Prawdopodobnie dlatego, że po etapie projektowania mieliśmy już coś, co może nie było ideałem i było dalekie od naszych oczekiwań ale jednak było i dało się w ostateczności opublikować szerszemu gronu odbiorców.

Prowadząc tak duży projekt zdarzają się chwile zwątpienia i pamiętam taką jedna, gdy dograliśmy duży deal na inny zewnętrzny projekt, który dawał nam sporego kopa finansowego, ale pracując równolegle nie dalibyśmy rady go skończyć. Wtedy tez po raz pierwszy pomyślałem, że może jednak odpuścimy, ale ta chwila trwała jeden moment.

Ekipa postanowiła pracować dużo po godzinach aby ciągnąć obydwa projekty równolegle. Uświadomiłem sobie, że nie tylko mnie zależało mocno na tym, żeby dokończyć system. Tak dużych projektów nie da się zrealizować za pomocą software house’ów. To muszą robić Twoi ludzie, którzy muszą czuć produkt, identyfikować się z nim i mieć świadomość stanu projektu, jego wzlotów i upadków.

Zawsze warto jest posłuchać o najbardziej oczywistych błędach, przed którymi można przestrzec innych. Pochwal się kilkoma, podrzuć przykłady.

W trakcie realizacji popełniliśmy wiele błędów. Po pierwsze należy zaufać ekipie, przy założeniu, że jest sprawdzona. Większa świadomość sytuacji w firmie, problemów i sukcesów przekłada się na większe zaufanie, co w trudnych chwilach jest nie do przecenienia. My na początku zlecaliśmy zadania, wierząc, że nasze pomysły są najlepsze na świecie i nie słuchaliśmy ludzi.

Po drugie, realizując tak duży projekt warto poświęcić trochę więcej czasu na początku na analizę problemu. Koniecznie trzeba wypisać ryzyka i sposoby jak na nie reagować. Warto też wziąć poprawkę na harmonogram, bo w życiu niestety nigdy nie jest tak jak na papierze i lepiej mieć w zapasie te kilka dodatkowych tygodni, przydają się zawsze.

Po trzecie, nie można bać się zrobić pivot’a w swoim projekcie. Ale żeby to zrobić trzeba zbierać liczby. Liczby nie kłamią. Jeśli z analizy wychodzi Ci, że masz sporadyczne kliknięcia w link co do którego miałeś wielkie plany, trzeba pomyśleć nad jego zmianą lub usunięciem.

My analizowaliśmy każdy ruch użytkownika na stronie. Ilość kliknięć, czas wizyty itp.

Dzięki temu zbieraliśmy informację o elementach na stronie które są używane i jak często oraz o tych, które tylko jak się okazało zabierają miejsce. Szybko się ich pozbywaliśmy bez sentymentów. Ostatnie kroki formularzy przenosiliśmy na początek, usuwaliśmy te, które były zbyt skomplikowane.

Wiele startupów na początku swojej działalności nie zbiera takich szczegółowych danych a potem się dziwią że im strona nie konwertuje. To naprawdę nie jest dużo pracy a efekty mogą być naprawdę świetne.

Możesz pokazać jak rozwijaliście wszystkie swoje kluczowe funkcjonalności? Jeszcze raz wróciłbym do tego „(Asana, Jira, Basecamp) + CRM + Slack”. Pokaż mi zatem swoją Asanę, Slacka, czy CRM. Najlepiej porównując, jak na przestrzeni czasu zmieniał się design i użyteczność, co zmienialiście, do jakich wniosków stopniowo dochodziliście.

Pierwsza wersja projektów to w zasadzie czyste crudy.

Jeden z pierwszych widoków dodawania zadania. Tu z możliwością dodania również wydarzenia. Wada? – nikt nie dodaje wydarzeń i zadań jednocześnie.

To widok zadania już na modalu, ale niestety mało czytelny.

Potem dołożyliśmy bardziej plastyczny widok zadania. Kolory już lepsze i odbiór znacznie lepszy, niemniej jednak wciąż duży bałagan, zbyt wiele danych na jeden raz.

Jedna z ostatnich wersji widoku zadania. Zamiast menu po prawej stronie zdecydowaliśmy się dać zakładki, dzięki czemu prawa strona zyskała dodatkową przestrzeń na obiekty zależne od widoku.

Od zawsze zarządzanie projektami miało odbywać się na kartach kanban więc crudy odeszły w zapomnienie i pojawił się pierwszy projekt tablicy, jeszcze nieoszlifowany…

Daty mało czytelne, przy wielu osobach przypisanych mało miejsca na nazwiska. Dodatkowo wszędzie dekoratory wprowadzały zamieszanie i oczopląs (za dużo kolorów powoduje, że obraz staje się nieczytelny)

i kolejna wersja:

Mniej kolorów, dodatkowo inicjały, ale awatar osoby dodającej zadania okazał się zbędny. Mniej jest ważne kto zadanie przydziela, ważniejsze jest do kogo zostało ono przydzielone.

Jest też i czytelniejsza lista widoku projektów:

Nasz CRM również zaczęliśmy od listy kontrahentów:

Tak wyglądały początki.. trzeba przyznać, że widok jest lekko mówiąc z poprzedniej epoki. Oprócz nazwy i adresu masa niepotrzebnych danych. Ten widok od razu nam się nie spodobał. Trzeba było czasu i pieniędzy, aby kompletnie to pozmieniać.

Pierwsza lista zadań w formie tabeli przed przekształceniem jej w tablicę Kanban nie pozwala niestety zorientować się na jakim etapie są poszczególne zadania bez wybrania odpowiedniego filtra.

Z uwagi na trudność w poruszaniu się w widoku tabelarycznym dołożyliśmy jeszcze listę stale obecną, która pozwala błyskawicznie odnaleźć szukaną osobę

Komunikator to było prawdziwe wyzwanie. Na dobrą sprawę nie bardzo wiedzieliśmy jak ma wyglądać i jak działać. Jedyne co wiedzieliśmy, to, że jest potrzebna nam lista użytkowników i wątki spięte z zadaniami i projektami. Zmienialiśmy ten widok wiele razy.

Tutaj zbyt wiele danych na kontakcie. Chcieliśmy maksymalnie go rozbudować, ale to się nie sprawdziło.

Widok bardziej plastyczny, ale dwie zależne od siebie kolumny przeszkadzały bardzo w używaniu, poza tym miał wadę – aby stworzyć wątek należało najpierw nadać mu nazwę, co było mega denerwujące dla zakładającego.

Ostateczny widok. Lista użytkowników wraz z informacją o dostępności. Lista wątków z automatycznie zakładanymi tematami (nazwa zadania, nazwa projektu, Imię nazwisko).

Wszystkie te zmiany to miesiące spotkań, tarć, zmian decyzji czy powrotów do punktu wyjścia, jednak dzięki temu z przedpotopowego designu przeszliśmy do wersji znacznie bardziej nowoczesnej, z przyjaznym UX designem, który wreszcie nie razi w oczy. Porównując pierwsze makiety z tym, do czego doszliśmy obecnie, bez wątpienia mogę przyznać, że było warto. 

Czy wasz projekt można nazwać kompletnym? Na ile te narzędzia składowe są dopracowane? Być może jest to po prostu produkt, składający się z pięciu MVP? Ciężko jest dopracować wszystkie z tych elementów na raz.

Takie projekty nigdy nie są kompletne. Zawsze pozostaje coś, co można dopisać, dodać, zmienić. Jedna mała rzecz i jeszcze jedna i jeszcze jeden feature i … nagle okazuje po miesiącach lub latach, że z prostego narzędzia zrobiła się kobyła, którą ciężko sprzedać w modelu SaaS.

Tutaj użytkownik musi zdecydować się na zakup w parę chwil, nie ma czasu na głębsze analizy i studiowanie dokumentacji. Na wielkie systemy mogą sobie pozwolić tylko starzy wyjadacze, którzy zdobywają klientów głównie z polecenia. Każdy nowy musi pokazać się lepszej strony, musi zaskoczyć potencjalnego klienta czymś ciekawym, czymś lepszym od konkurencji. Czasu nie ma za wiele, dlatego tak ważne jest pierwsze wrażenie.

Ok, w takim razie powiedz mi, w którym miejscu IC Project ma przewagę nad innymi. Dla mnie sprawiacie wrażenie właśnie takiej kobyły! Czegoś, co ogarnięcie zajmie mi serio sporo czasu i bez tutoriala na Youtubie się nie obędzie. Rozumiem jednak, że nie o to wam chodzi…

Obejdzie się bez tutoriala, dlatego, że IC Project został tak skonstruowany, że nie potrzebujesz uczyć się wszystkich dostępnych funkcjonalności, dlatego, że wszystko opiera się na projektach. Czyli tak naprawdę zaczynasz od projektu. Mając projekt i ew zadania, jeśli chcesz podyskutować na temat wykonania go przez przydzielone osoby klikasz “rozmawiaj” i już nieświadomie zaczynasz używać komunikatora, podświadomie ucząc się go.

Podobnie jest z CRM, z projektu możesz przejść bezpośrednio do kontrahenta lub osoby kontaktowej, którą też możesz podpiąć do zadania. Wszystko bez gruntownej znajomości modułu CRM.

Raportowanie czasu pracy również jest bardzo intuicyjne, ponieważ delegując zadanie, pracownik widzi na zakładce Czasy pracy wszystkie swoje raporty dotyczące tego zadania.

Krótko mówiąc postawiliśmy bardzo na łatwość używania. Coś jak w samochodzie, który jest niesłychanie skomplikowanym narzędziem, ale nie musisz wiele wiedzieć aby nim pojechać i cieszyć się z jazdy. Taką właśnie przyjemność z jazdy dajemy w IC Project. Można podziwiać widoki za oknem.

Mówi się, że nie powinno się przyzwyczajać do biznesu, gdy coś nie gra, to po prostu się od tego odciąć. Wizji rozwoju waszego narzędzia było zapewne sporo. Powiedz mi, z jakiego pomysłu najtrudniej było Ci zrezygnować, przy którym twardo stałeś, ale z perspektywy czasu wiesz, że jednak nie była(by) to dobra decyzja?

Mieliśmy pomysł (który żyje obecnie wyłącznie w wersji wdrażanej) aby udostępnić klientom funkcjonalność tworzenia wycen, rozsyłania ich do swoich podwykonawców a potem jak spłyną odpowiedzi zebrane z LP’ków wybierać najlepszą z nich i na tej podstawie tworzyć ofertę wysyłaną do klienta a po jego akceptacji przekształcać ją w projekt.

Okazało się na etapie tworzenia, że zrobienie tego w porządny sposób pochłonie bardzo dużo zasobów i co gorsza, mocno nam komplikuje produkt i utrudni używanie. Potem pojawił się pomysł aby ten moduł był personalizowany, ale ostatecznie po wielu godzinach pracy zrezygnowaliśmy z tego, głównie z powodu większej przejrzystości produktu.

Wejdźmy teraz do marketingu. Jak to się robi w Kielcach? Jakimi kanałami dotychczas promowaliście ten projekt? Nie ukrywam, że nigdy o nim nie słyszałem.

W Kielcach robi się to dokładnie tak samo jak w Warszawie, może tylko na mniejszą skalę.

Wiele też nie robiliśmy. Przepaliliśmy trochę kasy na reklamę w mediach społecznościowych, która się nie sprawdziła, dopiero AdWords przyniósł spodziewane efekty z których jesteśmy w miarę zadowoleni.

Na kogo kierowaliście AdWordsy i czemu tego samego nie byliście w stanie osiągnąć w social media? Przecież wasi klienci również z nich korzystają. Może za mało prób i testów, lub po prostu nie po drodze wam do social media?

Zarządzania projektami ciężko sprzedać w internecie reklamą.

Jeszcze ciężej na Facebooku ponieważ targetowanie jest zbyt mało precyzyjne. Google adwords kieruje reklamy na podstawie słów kluczowych więc reklama pojawia się osobie, która de facto poszukiwała słowa lub frazy.

Poza tym na Facebooku jest za duża konkurencja, nie tylko stricte produktu, ale dużo reklam się wszędzie wyświetla i trudno w gąszczu zaistnieć. Co prawda płacisz wyłącznie za CPC, niemniej jednak 99% klikających w reklamę na FB robiło to z ciekawości, niekoniecznie szukając takiego narzędzie.

Ważny jest marketing szeptany, jeśli jednak Facebook to dedykowane celowane grupy co też robimy.

Do tego dochodzi sam styl i format reklamy, począwszy od kreacji a skończywszy na treściach (których w reklamach FB nie można dać zbyt dużo). Liczy się również strona sprzedażowa, trzeba na bieżąco analizować jak konwertuje i poprawiać, testować.

Kompletnym niewypałem okazała się konferencja organizowana przez nas. Kosztowała masę pieniędzy a efekt był żadny. Konferencje są dobre, jeśli działasz w kooperatywie lub sprzedajesz duży zaawansowany system, którego koszty wdrożenia są wysokie. W tej chwili trudno mówić o jakiejś skali, ale zaczynają się pojawiać coraz częściej klienci z polecenia, co nas bardzo cieszy.

Co to była za konferencja i kogo na nią zaprosiliście? Opowiedz, jaki był pomysł, a jak wyszło w rzeczywistości.

Zatrudniliśmy dedykowaną osobę aby zajęła się gromadzeniem leadów na konferencję. Chcieliśmy żeby było profesjonalnie, żeby zaproszeni byli ściśle dobrani z potencjalnej grupy docelowej (w tym przypadku branża budowlana) i bazę takich firm przez kilka tygodni mozolnie budowaliśmy.

Kiedy była gotowa, rozsłaliśmy ponad 2.000 zaproszeń zbierając trochę ponad 5% zainteresowania. Wszystko było trochę na wariata i pod mocną presją czasową. Dziś zrobilibyśmy to zupełnie inaczej. Ale dziś jesteśmy mądrzejsi. Najpierw należałoby określić grupę docelową i jej potrzeby. Najlepiej szeroką.

Potem warto by zbadać jakie byłoby zainteresowanie udziałem w takiej konferencji a następnie na podstawie zebranych danych podejmować decyzję czy  kiedy (to ma też duże znaczenie) i gdzie (wybór zazwyczaj pada na Warszawę). My trochę poszliśmy po bandzie, mówiąc do siebie „Co ma się nie udać, jak się uda”. Nie udało się.

Konkurencyjne rozwiązania z całego świata, które skupiają się na jednym z narzędzi, jakie wy oferujecie już na starcie, potrzebowały najczęściej grubego zastrzyku gotówki, aby skutecznie zaistnieć w świadomości dziesiątek tysięcy użytkowników. Czy zamierzasz pozyskać jakieś środki na rozwój, oddając część biznesu np. dla VC? Jakie jest Twoje stanowisko w tej sprawie.

Na chwilę obecną produkt mamy gotowy. Naturalnie będziemy go rozwijać i jest to core naszego biznesu, niemniej jednak bieżących zleceń mamy na tyle dużo, że póki co nie szukamy inwestora, choć nie wykluczamy takiej możliwości w przyszłości. Jak wspomniałeś, koszt przebicia się do świadomości jest jednak znaczny i może się się okazać, że będziemy go potrzebować wcześniej niż nam się wydaje biorąc pod uwagę choćby nasze plany wyjścia na rynek zagraniczny.

Nie uważasz, że czas najwyższy na to, aby w zacząć się o wiele mocniej reklamować? Jaki jest plan na 2017 rok dla IC Project? Polska, czy już zagranica?

Tak, to jest właśnie moment kiedy chcielibyśmy mocniej zareklamować system. IC Project jest na to gotowy. Plan jest taki, aby od kwietnia ruszyć za granicę. Mamy już kontakty do kilku osób które nam w tym pomogą.

Okej, fajnie. Tylko niestety nic mi to pomaganie nie mówi, czytelnikom zapewne tym bardziej. Opisz konkretnie, jaką macie strategię wejścia na te rynki.

Trudno to nazwać strategią, chcemy ją w najbliższym czasie wypracować.

W tej chwili jesteśmy po kilku rozmowach z osobami które pomogą nam wejść na rynki zagraniczne. Po pierwsze musimy określić ryzyka z tym związane, aby w odpowiedniej chwili móc szybko zareagować. Musimy przeanalizować atrakcyjność rynku i konkurencję oraz zdefiniować nasze atuty i nimi się chwalić. Należy też zdefiniować zasoby, które będą w tym działaniu uczestniczyć i ich zaangażowanie. Do określenia są też cele i sposoby ich pomiaru. Ostatecznie przygotujemy program działań wg których strategia będzie realizowana.

Jest kilka grup na Facebooku głównie związanych z tematami około startupowymi gdzie można popytać. Jest dużo osób które zajmowały się lub zajmują i mają doświadczenie w tej materii.

Zgłosiły się dwie firmy, które zaoferowały swoje usługi. Spotkaliśmy się z nimi i ich wersje pokryły się, co odebraliśmy za dobrą monetę.

Kilkanaście lat do tyłu pracowałem jak programista dla kilku firm zagranicznych, głównie w stanach i kilka kontaktów mi zostało. Z nimi też ten temat poruszyliśmy.

Nie wiem czy jesteśmy świadomi tego co nas czeka bo pewności nie mamy, ale próbować trzeba.

Na początek UK i US. Zmierzymy się też z problemami administracyjnymi, gdyż idąc za radą naszych znajomych, założenie spółki w US jest raczej nieuniknione. Nie z powodów podatkowych, ale znacznie uproszczonych metod rozliczania, księgowania i prowadzenia działalności za granicą. Za przykład podam algorytm wystawiania faktur poza granicami naszego kraju nad którym pracowaliśmy kilka tygodni. Ile biur doradczych tyle opinii, nie inaczej było z wykładniami urzędów skarbowych po które sięgaliśmy. Niestety nie były jednoznaczne. Przykre jest to, że tak mocno utrudnia się w Polsce prowadzenie działalności która przecież przynosi zyski do budżetu.

Wierzymy w nasz produkt bardzo mocno od samego początku a teraz gdy zbieramy tak pozytywne opinie od naszych klientów, jeszcze bardziej. Cieszy nas tym bardziej, że nasze założenia co do dostępnych modułów i ich funkcjonalności są trafione. Oczywiście wciąż zbieramy opinie i na nich będziemy budować przyszłość IC Project.

Każda jedna opinia jest na wagę złota i każdą analizujemy. Każdemu klientowi nawet w wersji darmowej odpowiadamy na każde zadane pytania. Zabiera nam to sporo czasu, ale warto je poświęcić aby każdy klient był zadowolony z naszego produktu.

Jak wielu obecnie macie klientów, ilu darmowych, a ilu płatnych? jak to się wszystko teraz kształtuje. Opowiedz na sam koniec o pierwszej trakcji, którą właśnie łapiecie. Jak z retencją klientów i z czym tutaj są największe problemy?

W tej chwili mamy 504 zarejestrowanych kont firmowych w tym 36 płacących. Najwięcej jest kont najtańszych co jest naturalne, ale są również tacy, którzy zmieniają pakiet na wyższy. Bardzo nas to cieszy, bo pokazuje, że produkt odpowiada oczekiwaniom. Wspomniana ilość kont przekłada się na prawie 800 użytkowników systemu którzy dodali prawie 6.500 zdań. Każdego dnia przybywa nam 3,5 nowego klienta czyli kont firmowych co niestety nie brzmi zbyt optymistycznie, ale z uwagi na nakład jaki przeznaczamy na reklamę czyli do 1000 zł miesięcznie nie jest złym wynikiem. Zapewne padnie pytanie “dlaczego, skoro macie dopracowany produkt, nie zainwestujecie więcej aby złapać więcej klientów”, na które odpowiadam. Pracujemy mocno w tej chwili nad strategią marketingową i audytem wzorniczym. Efekt tej pracy pokaże nam w niedługim czasie w co warto zainwestować. Aktualnie również jesteśmy na etapie budowania contentu dla marketingu i niedługo zaczniemy się mocniej promować.

Chcielibyśmy też mocno wejść na rynki zagraniczne o czym już mówiłem a to może nas na początku sporo kosztować (same Adwordsy są ponad 20 krotnie droższe niż w Polsce).

1000 zł miesięcznie, to tak szczerze mówiąc, kropla w morzu potrzeb, może warto przejść się po funduszach, zaprosić do współpracy, wyciągnąć rękę po pieniądze na marketing?

Bardzo chętnie zainwestujemy więcej funduszy, ale jak wspomniałem dzieje się sporo wokół projektu i chcielibyśmy mieć więcej konkretów z którymi będziemy mogli uderzyć do inwestorów. Nie możemy iść z planem na najbliższe dwa miesiące a potem “się zobaczy”.

Same Adwordsy 20 x droższe, w co zatem jeszcze zamierzacie wchodzić, jako, że samymi reklamami nikt jeszcze świata nie podbił. Napisz coś szerzej, szczerze o pomysłach IC Project na marketing.

Wszystkich pomysłów nie chciałbym zdradzać, ale na pewno będziemy promować się poprzez content marketing nad którym mocno teraz pracujemy. Chcemy również podjąć współpracę z ośrodkami badawczymi celem podniesienia świadomości zarządzania projektami na przykładzie naszego rozwiązania. Tu prowadzimy również szereg rozmów i mam nadzieję, że w niedługim czasie będzie można zobaczyć efekt naszej pracy w ośrodkach akademickich.

Chcemy również wejść w kooperację z firmami, którym w portfolio brakuje takiego produktu jak nasz, no i naturalnie pracujemy też nad wszelakimi integracjami z narzędziami z którymi nasi klienci nie chcą się rozstawać.

Zamykając już nasz długi wywiad, wybiegnijmy nieco w przyszłość, powiedz wszystkim, którzy tworzą biznes SaaS’owy, jakie są najważniejsze wnioski na sam koniec.

Uważam, że każdy produkt powinien być mocno skalowalny. Każdy twórca własnego produktu powinien wypracować swoje MVP. Nie skupiać się na jakości, która odgrywa rolę drugoplanową na tym etapie tworzenia a na funkcjonalności. Jeśli prototyp się spodoba pierwszym klientom, inwestorom, w kolejnych iteracjach można pracować nad kolejnymi wersjami już uwzględniając oczekiwania klientów.

Nie należy oczekiwać, że pomysł który mamy w głowie jest jest tak rewelacyjny, że boimy się otwarcie o nim rozmawiać obawiając się o potencjalnych naśladowców. Trzeba bardzo w siebie wierzyć, ale nie wszelkimi siłami przekonywać się, że mój pomysł jest najlepszy i to tylko kwestia czasu aż zaskoczy. Niestety niewielu się taka sztuka udaje i do dziś tak naprawdę nie wiadomo, dlaczego jeden produkt odniósł sukces a drugi bardzo do niego podobny nie. Trzeba umieć spojrzeć na siebie krytycznie i mieć siłę odłożyć pomysł na półkę lub zrobić w nim poważne zmiany, często wynikające z zebranego feedbacku. W końcu nie robimy tego dla siebie a dla naszych odbiorców.

Warto mieć obok siebie partnera z którym szczerze o pomyśle będziemy mogli porozmawiać, który wywoła burzę mózgów i zainicjuje myślenie na innym poziomie. Niesłychanie ważne jest aby wszyscy pracujący przy pomyśle mieli swoje własne zdanie i mogli je na forum ogólnym wypowiedzieć. To cementuje grupę i daje siłę do działania aby osiągnąć wspólny cel.

Pamiętajcie też, że pomysł jest najważniejszy. Pieniądze też, ale one zawsze się znajdą, jeśli tylko pomysł jest dobry, wierzycie w niego i umiecie go dobrze sprzedać. Jeśli macie pomysł a nie macie pieniędzy, bierzcie kartkę papieru do ręki, róbcie szkice, rysunki, spisujcie funkcjonalności, analizujcie i wyciągajcie wnioski, pytajcie znajomych. To z reguły wystarczy aby pójść z tym dalej i każdego z Was na to stać.

Startup to ostatnio bardzo popularne słowo i wszelkich eventów związanych właśnie ze startupami jest teraz bardzo dużo. Warto się na nie wybrać, zobaczyć jak to robią inni, rozmawiać w kuluarach, łapać kontakty i przede wszystkim wierzyć w siebie. W końcu coś wypali. Jak nie z tym to z innym pomysłem. Więcej na: icproject.com

Michał, bardzo dziękuję za długą rozmowę.

Nie ukrywam, że odkryliśmy sporo kart Twojego startupu, a jeśli nawet nie jesteście na break even, to i tak wasz upór i konsekwencja cieszy. Dla mnie jesteście przykładem ciężkiej pracy, której efekty już są, lecz o finansowy zwrot będzie trzeba jeszcze bardzo mocno powalczyć.

Udowodniliście, że potraficie rozwijać skutecznie projekty, teraz czas na jeszcze trudniejsze wyzwanie – przekonanie do waszego narzędzia sensownej ilości klientów, czy w konsekwencji  walka o atencję z Asaną, Jirą, Basecampem, Slackiem oraz dziesiątkami innych tego typu narzędzi na rynku.

Jestem przekonany, że sprawne osiągnięcie satysfakcjonującej trakcji czysto organicznie nie będzie możliwe. Dlatego namawiam do tego, abyście nie zwlekali za długo i już zaczęli rozglądać się na rynku, aby rozmawiać z aniołami biznesu czy funduszami, które szukają projektów na tym etapie, jak wasz. Macie swój projekt, złapaliście pierwszą trakcję, posiadacie własny zespół IT – to mocne karty przetargowe.

W tym momencie, możecie tylko zyskać, bo o ile w IT nie wsparcia Wam nie trzeba, o tyle marketingowo warto, aby ktoś wskazał Wam dobrą drogę. Trzymam kciuki.

 

Napisz coś od siebie!